必备 英文邮件格式、内容到底怎么回复才够正式

  出国留学、职场经常都会用英文邮件进行沟通交流。职场小白迈出第一步有时候也需要用邮件去自荐。

  说发邮件很简单,但是到了真正要发的时候,你真的知道怎么样的一份邮件显得正式同时高效表达呢?

  看邮件的第一眼就是格式,就像看人的衣服一样。高中英语万能句子格式就是邮件的外表,如果是格式就看起来很不舒服,很不正式的话;如果是在自荐邮件出现,你是绝对不可能收到回复的;如果是在职场里互相发邮件出现,给上级或者同事都会感觉你很不专业。

  邮件主题经常都有人忽略,要么就不写,要么写了,也不够具体,从主题上别人就当这封邮件是垃圾邮件。要知道你的老板、同事、或者客户可能每天要浏览几十上百篇邮件,所以你需要给邮件一个简单、明确、具体的标题,让对方看一眼标题,甚至不用打开就知道这篇邮件要说什么。

  用Hi XX或者Hello XX,比如Hi William。这种方式通常是用来你和对方关系很熟,或者你已经和对方来往过很多次邮件。不知道姓名的还可以直接用Hi。

  要正式一点,最好用 “Dear+姓”,比如Dear Mr. Green, Mrs. Green。如果不知道对方(女性)是否已婚,用“Ms.”来代替“Miss”或“Mrs.”最保险。如果不知道对方姓氏或性别,使用“Dear Sir/Madam”。

  * 如果你出了小差错,比如发错邮件、搞错时间地点等,在重新发送邮件加以纠正时,在结尾加上 Sorry for any inconvenience caused。

  所以3C原则就是Clear 清晰,Correct 正确,Concise 简明。记住重点在于更有效的传达信息,用更简单的句型和清晰的组织来使你写的东西更易读。